Em empresas onde o trabalho do líder é muito centralizado, uma gestão de tempo bem feita é fundamental para organizar as responsabilidades, aumentar a produtividade e trazer melhores resultados para a empresa. Afinal, através da gestão de tempo é possível identificar quais tarefas exigem mais tempo para serem realizadas e quais são feitas com mais eficiência, permitindo equilibrar as atividades.
Você sabe como trabalhar melhor sua rotina e otimizar suas atividades? Confira as 4 ferramentas que selecionamos para ajudar você a se tornar um líder mais produtivo!
Matriz GUT
A Matriz GUT ajuda a levantar os problemas para estabelecer uma ordem de prioridade nos planos de ação a serem desenvolvidos. A avaliação é feita através de notas, e seus critérios, como a sigla sugere, são Gravidade, Urgência e Tendência.
Essa ferramenta age reduzindo o tempo gasto com atividades menos relevantes, tornando a realização das tarefas urgentes mais produtiva. Para estabelecer essa hierarquia, observe a gravidade do impacto que determinado problema poderá causar caso não seja resolvido. A partir daí, analise o prazo limite para a resolução (urgência) e a tendência de crescimento do problema caso as ações não para solucioná-lo não surtam o efeito desejado.
Parar, Continuar, Começar
Essa ferramenta levanta todas as atividades que você executa no dia a dia, ajudando a identificar as tarefas que você precisa começar a fazer. Ela avalia quais são importantes para atingir seu objetivo, quais você precisa continuar realizando por serem necessárias e quais você precisas parar de fazer por não serem urgentes. Dessa forma, você pode organizar sua rotina e definir em que precisa focar naquele momento, melhorando seu rendimento.
5W2H
Como a sigla sugere, essa ferramenta se baseia em 5 premissas: What, Who, When, Where, Why, How e How much. Além de ajudar a definir as metas e objetivos, a 5W2H analisa quais ações precisam ser realizadas. Seu desenvolvimento é simples e requer a análise dos seguintes itens:
- O que será realizado;
- Quem irá realizar;
- Quando será feito;
- Onde será feito;
- Por que será feito;
- Como será realizado;
- Quanto irá custar.
Dessa forma, você estará apto a analisar as ações realizadas e sua viabilidade.
Getting Things Done (GTD)
Desenvolvida pelo escritor David Allen, essa metodologia é dividida em 5 etapas simples que priorizam o planejamento das tarefas. As etapas são:
- Coleta: listar as atividades a serem realizadas;
- Processamento: analisar os problemas e avaliar quais demandas exigem uma ação;
- Organização: organizar as tarefas e delimitar o prazo de conclusão das atividades;
- Execução: realizar as tarefas previstas, executando sem interrupções para obter o melhor resultado;
- Revisão: rever as estratégias adotadas e melhorar os processos quando necessário.
Além dessas ferramentas mais conhecidas, você também pode optar por aplicativos de celulares que auxiliam na gestão de tempo, como o Rescue Time, o Salpinx, o Remember The Milk, o Focus Booster, o Toggl e o Kanbanchi. Se você deseja ter bons resultados na sua gestão de tempo, lembre-se ainda que a disciplina é uma forte aliada!
Gostou das nossas dicas de ferramentas para melhorar a gestão do seu tempo? Conhece alguém que precisa organizar suas tarefas e ser mais produtivo? Compartilhe esse post nas suas redes sociais e ajude seus amigos a serem mais produtivos!
