Gestão de Processos em Pequenas Empresas

Gestão de Processos em Pequenas Empresas

Planejar as estratégias é importante, mas conhecer seus processos ou rotinas é indispensável para qualquer empresa, não importa o tamanho.

 

Mas o que são processos?

 

São as rotinas de trabalho executadas pelas empresas, formadas por um encadeamento de várias atividades, que podem ser exercidas por apenas um departamento ou uma pessoa ou por vários departamentos ou várias pessoas.
Exemplo: Processo de Vendas

gestão de processos de em pequenas empresas

A importância de uma eficiente gestão de processos

A gestão de processos, é o gerenciamento de todos os processos da sua empresa, verificando constantemente os pontos de melhoria.

Com a Gestão de processos implantada na sua empresa, mesmo que de forma simplificada, você vai conseguir saber qual tarefa cada colaborador desenvolve, seu nível de produtividade, quais as competências necessárias para cada atividade, a ordem correta de execução das tarefas e o tempo gasto em cada tarefa. Facilitando, assim, a tomada de decisões.

 

Como posso trabalhar com gestão de processos na minha empresa?

 

Simples, primeiro você deve desenhar as rotinas da sua empresa, do atendimento ao cliente até a saída do produto final ou até o pós-venda, isso chamamos de macroprocesso, uma visão global do negócio, depois este macroprocesso pode ser dividido em processos menores de acordo com cada área ou pessoa que vai executar a tarefa. Depois de desenhada ou mapeada as rotinas, é hora de verificar os problemas, os gaps, gargalos, atividades desnecessárias e retrabalho.

 

Agora é hora de colocar tudo no papel, o formato gráfico (fluxograma) facilita a visualização, descrever como o processo deve ser executado, padronizar todas as atividades. Com isso, é possível até automatizar algumas tarefas.

 

Gestão de Processos em pequenas empresas

Os benefícios de automação de processos.

 

A automação de processos tem se tornando uma prática cada vez mais comum no mercado, principalmente pela sua evidente contribuição para a redução das despesas, ganho em eficiência e aumento da produtividade.

 

A tecnologia tem um papel cada vez mais importante nas empresas sendo um poderoso aliado na criação de tarefas automatizadas.

 

Através de novas soluções tecnológicas já é possível economizar tempo, diminuir distâncias e de executar tarefas repetitivas. Se em em outros tempos essas eram barreiras à execução de um trabalho, isto hoje já não é mais um problema. Um processo automatizado permite por exemplo que sejam realizadas tarefas a partir de locais de trabalho virtuais, em que os funcionários operam remotamente entre si ou com a gerência.

 

Através de soluções como aplicativos e softwares é possível automatizar a execução e gestão de processos em várias instâncias do seu negócio. Através destas tecnologias de automação dos processos, é possível tornar sua execução mais ágil e produtiva, otimizando os investimentos em tecnologia da organização e trazendo para os usuários maior disponibilidade de tempo para gerenciar suas atividades sem se preocupar com atividades repetitivas de rotina e controle.

 

O que ganho com a gestão de processos?

 

1.       Redução do tempo gasto em cada tarefa.
2.       Redução de erros.

 

3.       Visão sistêmica de todo o processo.

 

4.       Automatização de tarefas.

 

5.       Redução dos custos, pela eliminação do retrabalho e desperdícios.

 

6.       Melhor qualidade do produto.

 

7.       Todos sabem seu papel dentro do processo.

 

8.       Melhoria da Gestão.

 

9.       Alinhamento da estratégia da empresa aos seus processos.

 

Recapitulando:

 

1º Desenhar todas as rotinas da empresa (do início ao fim) – macroprocesso.

 

2º Desmembrar este macroprocesso em vários processos de acordo com os departamentos.

 

3º Verificar problemas – Gaps.

 

4º Gerenciar as melhorias.

 

PRONTO!! GESTÃO DE PROCESSOS IMPLANTADA!

 

Flávio Sabugo

Consultor e Palestrante de Marketing. Possui Certificado do Google Adwords - Especialista em Ajudar Empresas a Otimizar Resultados Através da Internet

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